Skautský odkaz

Kronikové záznamy, fotografie ze stavby klubovny, družinové vlajky, mapa k celotáborové hře…to vše tvoří paměť skautingu, posilující v nás pocit sounáležitosti a zároveň předávající nové generaci poselství stoletého fascinujícího příběhu výchovy a dobrodružství. Junák si je této odpovědnosti vědom a proto přijal Směrnici k nakládání s dokumenty, která kromě výchovné paměti řeší i otázky ukládání dokumentů právních, korespondence, zápisů z rad apod. Skautský institut má péči o paměť v kompetenci, stará o oficiální archivy organizace jak celostátní, tak v krajích a metodicky řídí celou problematiku. Základní přehled jak postupovat na středisku naleznete níže.

Zřiďte bezpečná místa pro ukládání dokumentů

Příruční spisovnu - k ukládání dokumentů, které jsou aktuální a vyplývají z nich závazky a úkoly (například smlouvy, korespondence, přihlášky členů, účetní doklady, projekty, zápisy z rad apod.).

Archiv jednotky – pro ukládání historických a již neaktuálních dokumentů i předmětů z minulosti jednotky (například kroniky, fotografie, výherní trofeje, táborová lejstra, obrázky k hrám apod.).

Digitální úložiště – část dokumentů dnes máme pouze v elektronické podobě, i ty je ale nutné bezpečně ukládat. Junák umožňuje každé jednotce zdarma zřízení neomezeného garantovaného online úložiště, s různými druhy přístupu pro odpovědné osoby.

Informujte a připomínejte

Činovníkům jednotky – co je třeba ukládat a kam, i že zvláště při odchodu z funkce je nutné zároveň předat příslušnou dokumentaci.

Účetním – na účetnictví se vztahuje asi nejvíce požadavků pro ukládání, proto je nutné seznámit se jak se směrnicí, tak její přílohou obsahující i lhůty nezbytné pro uložení dokladů a dalších dokumentů.

Vedoucím oddílů – v oddílech se vytváří hlavní část paměti skautingu, proto by vedoucí měli vědět, že i ukládání dokumentů je součástí jejich práce a pravidelně být vyzývání k zálohování (především po táborech apod).

Pozn. Údaje vyplněné ve SkautIS (jako jsou registrace, hlášenky táborů apod.) zálohuje Junák a není třeba provádět vlastní zálohování.

Najděte pečovatele o paměť

Archivní práce je vhodnou činovnickou službou pro starší rovery či oldskauty.

Prostřednictvím směrnice a návazných materiálů se jednoduše seznámí jak dokumenty třídit, ukládat a starat se o ně. Metodickou pomoc a spolupráci jim zajistí Expozitury Skautského archivu, které se nachází ve většině krajů.

Součástí této činnosti je seznamovat členy střediska s jeho minulostí formou výstav, almanachů, soutěží a prezentací na internetu či v místním tisku.

Sami nic nelikvidujte

Pokud nemáte vhodné prostory pro uchování archivu jednotky, kontaktujte nejdříve Expozituru Archivu ve vašem kraji či přímo kraj.

Neprojeví-li o dokumenty zájem, nabídněte je příslušnému místnímu archivu, ovšem po uzavření tzv. Depozitní smlouvy, jejíž podobu stanovuje Směrnice k nakládání s dokumenty.

Uplyne-li některým dokumentům lhůta pro jejich uchování (viz příloha Směrnice k nakládání s dokumenty) je možné je skartovat. Toto ovšem smí provést pouze veřejný archiv či jím pověřená instituce.

Časté otázky a odpovědi ke Směrnici Junáka k nakládání s dokumenty

Co s dokumenty v elektronické podobě?

Zásadní listiny je vhodné vytisknout a uložit v papírové podobě. Díky dohodě Junáka se společností Google mohou jednotky zdarma využívat neomezený prostor na online úložišti. Zřízení provedete ve SkautISu. Každému oddílu je vhodné vytvořit zvláštní adresáře, které budou spravovat jednotliví vůdci oddílu, stejně tak můžete zřídit prostor pro jednotlivé činovníky a udělit jim příslušná práva.

Kromě oficiálních dokumentů jednotky by zde měly být ukládány fotografie, pozvánky, články z novin, videozáznamy apod.

Jak dokumenty ukládat?

Aktuální dokumenty v příruční spisovně či u jednotlivých odpovědných činovníků. Zde je ale třeba dohlédnout, aby při skončení činovnické funkce byly dokumenty jednotce vráceny.

Pro dokumenty historické a neaktuální je vhodné zřídit střediskový archiv v zabezpečené místnosti. Pokud nemáte vhodné prostory, můžete se pro uložení dokumentů obrátit na krajskou Expozituru Archivu Junáka, nebo na příslušný místní archiv.

Co vyžadovat v této oblasti od vedoucích oddílů?

Vést a ukládat záznamy o oddílových akcích, docházku apod. Ukládat fotografie a jiné dokumenty u činnosti. Stejně tak pozvánky, materiály ke hrám, oddílové časopisy apod.

Kam se mám obrátit o radu?

Téma má starosti Skautský institut, který provozuje Ústřední archiv Junáka a metodicky řídí Krajské archivní expozitury. Kontakty naleznete tady.

Kde se mohu obecně dočíst víc?

Kompletní znění Směrnice k nakládání s dokumenty naleznete ve spisovně na Křižovatce. Výklad směrnice poskytnou níže uvedené Časté otázky a odpovědi.

Co dělat s dokumenty při rušení jednotky?

Dokumenty by měly přejít na jednotku nadřízenou, tj. okresní nebo krajskou radu. Pokud je v kraji zřízená Expozitura Archivu Junáka je nejlépe dokumenty uložit tam. Expozitura se zároveň postará o jejich utřídění a zachování do budoucna, případně skartaci.

Jak by měly být uloženy papírové dokumenty?

V suché místnosti, kde nehrozí vytopení či krádež. Ideální model je ukládat podle kategorií a dále dle let v archivních boxech. Vést k nim centrální evidenci, případně seznam dokumentů uložených u jednotlivých osob.

Jsou všechny dokumenty stejně důležité?

Směrnice dělí dokumenty do třech kategorií:

QA – všechny dokumenty vzniklé před rokem 1993 a dále dokumenty zásadní pro činnost jednotky a uchovávající její paměť

QB – dokumenty organizačně technické, právní apod ze kterých plynou závazky a povinnosti

QC – dokumenty menší důležitosti

Co je myšleno pod pojmem „dokument“?

Dokumentem je jakákoli listina v papírové či elektronické podobě vytvořená jednotkou či jejími členy nebo získána při činnosti od jiných osob či institucí. Dokumentem rozumíme i fotografie, grafiky, kroniky, třírozměrné předměty apod.

Mohu neaktuální či nepotřebné dokumenty vyhodit?

To v zásadě není možné. Pokud chcete nějaké dokumenty vyřadit, musíte je nejprve nabídnout příslušné krajské archivní Expozituře či junáckému kraji. Pokud o ně nemá zájem, pak Ústřednímu archivu Junáka. Pokud ani ten né, můžete je nechat skartovat ve veřejném archivu vašeho okresu nebo v jím pověřené instituci.

Jak dlouho musíme dokumenty uschovávat?

Uchovávat navždy musíme všechny dokumenty vzniklé před 1. 1. 1993 (tedy před vznikem samostatného Junáka) a dále dokumenty kategorie QA. Později vzniklé dokumenty je nezbytné uchovávat po dobu danou přílohou směrnice, teprve poté se mohou skartovat (viz níže).